Documenti accessibili: piccoli cambiamenti, grande impatto

I documenti accessibili consentono un utilizzo equo dei contenuti anche alle persone con disabilità visive, motorie, cognitive e di altro tipo, nonché agli utenti anziani o a coloro che leggono i documenti su dispositivi diversi. Allo stesso tempo, l’accessibilità dei documenti non è utile soltanto alle persone con disabilità, ma migliora la leggibilità, la chiarezza e l’usabilità dei documenti per tutti.

Come rendere un documento più accessibile?

Per l’accessibilità dei documenti (PDF, Word, PowerPoint e simili) vi sono alcuni ambiti fondamentali, trattati anche dalle linee guida WCAG.

1. Struttura del documento (titoli e ordine)

Perché è importante?

Una struttura corretta consente agli utenti dei lettori di schermo di orientarsi rapidamente nel documento. Invece di leggere il contenuto in modo lineare, possono spostarsi tra titoli, sezioni e capitoli. Senza una struttura adeguata, il documento risulta difficile da comprendere e faticoso da utilizzare.

Adattamento principale:

  • Utilizzare gli stili dei titoli (Titolo 1, Titolo 2 …), non soltanto caratteri più grandi o in grassetto.
  • Organizzare i contenuti secondo un ordine logico.
Suggerimento: In Word o in strumenti simili utilizza sempre gli stili di titolo integrati e verifica la struttura dei titoli nel riquadro di spostamento.

Esempio del riquadro di spostamento in un file Word:

Il riquadro di spostamento di Word mostra la gerarchia dei titoli e consente di spostarsi rapidamente tra i diversi capitoli del documento.

Maggiori informazioni sui contenuti strutturati – titoli

2. Alternative testuali per le immagini

Perché è importante?

Le immagini prive di descrizioni testuali sono invisibili agli utenti dei lettori di schermo. Se un’immagine comunica un’informazione, questa viene persa in assenza di un testo alternativo.

Adattamento principale:

  • Le immagini informative devono avere un’alternativa testuale adeguata.
  • Le immagini decorative devono essere contrassegnate in modo che i lettori di schermo possano ignorarle.
Suggerimento: Chiediti: che cosa dovrebbe sapere l’utente se non potesse vedere l’immagine? Scrivilo nel testo alternativo.
La riapertura del mercato, in una giornata di sole, ha attirato numerosi visitatori.
  • Alternativa testuale non adeguata: »393n3992.jpg«
  • Alternativa testuale non adeguata: »Titolo dell’articolo«
  • Alternativa testuale adeguata: »La riapertura del mercato, in una giornata di sole, ha attirato numerosi visitatori.«

Maggiori informazioni sulle alternative testuali

3. Leggibilità del testo e contrasto

Perché è importante?

Un contrasto insufficiente, caratteri piccoli o difficili da leggere e un testo troppo fitto rendono la lettura più difficile, soprattutto per gli utenti ipovedenti, le persone anziane e quelle con dislessia.

Adattamento principale:

  • Garantire un contrasto sufficiente tra il testo e lo sfondo.
  • Utilizzare dimensioni e stili di carattere leggibili.
  • Allineare il testo a sinistra.
  • Non utilizzare il colore come unico mezzo per comunicare informazioni.
Suggerimento: Utilizza caratteri leggibili (Arial, Verdana, Tahoma, Calibri …), una spaziatura sufficiente tra righe e paragrafi ed evita testi troppo compatti. Verifica il contrasto con strumenti come WebAIM Contrast Checker.

Esempio di contrasto del testo insufficiente:

Il testo marrone scuro su sfondo marrone presenta un contrasto insufficiente, rendendo il contenuto più difficile da leggere.

Maggiori informazioni sul contrasto adeguato

Maggiori informazioni sulla leggibilità del testo

4. Tabelle ed elenchi

Perché è importante?

Le tabelle prive di una corretta struttura semantica sono difficili da comprendere o possono persino risultare fuorvianti per i lettori di schermo, poiché l’utente non riceve informazioni chiare su quali dati siano correlati tra loro. Lo stesso vale per gli elenchi privi di una corretta marcatura: il lettore di schermo non li riconosce come elenchi e l’utente non sa quale tipo di contenuto aspettarsi né come sia organizzato.

Adattamento principale:

  • Definire correttamente le intestazioni delle tabelle.
  • Utilizzare veri elenchi, numerati o puntati.
Suggerimento: Nelle tabelle definisci sempre le intestazioni ed evita celle unite complesse. Crea gli elenchi utilizzando l’apposita funzione per gli elenchi.

Esempio della funzione elenco in un file Word:

Visualizzazione delle funzioni per creare elenchi ordinati e non ordinati in Microsoft Word.

Maggiori informazioni sugli elenchi e sulle tabelle correttamente strutturati

5. Moduli e documenti interattivi

Perché è importante?

I moduli privi di campi correttamente etichettati sono quasi inutilizzabili per gli utenti dei lettori di schermo, poiché non sanno quali informazioni devono inserire.

Adattamento principale:

  • Ogni campo deve avere un’etichetta chiara.
  • Garantire un ordine logico di compilazione.
Suggerimento: I moduli PDF possono essere accessibili fino a un certo livello se correttamente etichettati, mentre i moduli Word sono spesso meno affidabili per le tecnologie assistive. Quando possibile, la soluzione migliore per i moduli è il formato web (HTML), poiché consente il massimo livello di accessibilità, adattabilità e semplicità d’uso con lettori di schermo e tastiera.

Esempio di modulo in un documento PDF:

Visualizzazione di un modulo con campi di inserimento evidenziati da bordi rossi.

Maggiori informazioni sui moduli accessibili

Word, PDF o pagina web?

I documenti Word sono generalmente più facili da rendere accessibili rispetto ai PDF e richiedono meno conoscenze tecniche per essere preparati correttamente, poiché consentono già di utilizzare stili di titolo, una struttura adeguata e alternative testuali. I PDF possono essere accessibili, ma la loro preparazione richiede maggiori competenze e verifiche aggiuntive.

Tuttavia, il formato più accessibile per i contenuti è l’HTML su una pagina web, poiché consente il maggior numero di personalizzazioni e offre il miglior supporto alle tecnologie assistive. Per questo motivo, quando un contenuto può essere pubblicato direttamente sul web, è preferibile pubblicarlo in formato HTML e utilizzare i documenti solo quando sono realmente necessari.

Perché i documenti accessibili sono importanti per tutti?

I documenti accessibili consentono un utilizzo autonomo ed equo anche alle persone con disabilità e, grazie a una struttura chiara e a una formattazione leggibile, risultano più comprensibili per tutti gli utenti. Sono inoltre più facili da leggere sui dispositivi mobili, più efficaci da utilizzare in contesti diversi e più adatti all’archiviazione a lungo termine, alla ricerca e al riutilizzo, aumentando così il loro valore anche nel tempo.